קורס מזכירות - ימים פתוחים בלימודים בחו"ל

קורס מזכירות נועד להכשיר לתפקיד שהוא אחד המרכזיים והחשובים בכל בית עסק וארגון. מזכירה היא דמות מפתח בכל משרד ולשכה, ומשמשת למעשה כמנהלת התפעול של הארגון. היא ה"מרכזייה" המנווטת את הפעילויות השונות לאנשים הנכונים, דואגת לניהול הלוגיסטי כמו תיאום פגישות, טיפול במידע המגיע למשרד ומיון שלו למי שאמור לטפל בו, עליה לתייק, לקטלג, או לחילופין להפיץ אותו. עוד עליה להפיק תכתובת משרדית פנימית וחיצונית כמו פרוטוקולים ומזכרים, לארגן ישיבות החל מכינוסן ועד הדאגה לסדר ונקיון חדר הישיבות ולכיבוד שיוגש, לרכז את הפניות לארגון הן בקבלת שיחות טלפון כלליות והפנייתן לגורם המתבקש, והן בתכתובות דואר ואינטרנט.
ישנן משימות רבות שנופלות לחיקה של המזכירה, בהתאם לתפיסת התפקיד האישית שלה, או כנגזרת של דרישות מנהליה, אבל המכנה המשותף בין כל אלו הוא היותה לב העצבים של הארגון או העסק.
 
בשנים האחרונות, עם התפתחות מגמת המעבר למשרד דיגיטלי עם מינימום של ניירת, נשמטים חלק מהתפקידים הישנים של מזכירה כמו מענה טלפוני ניתוב שיחות או הקלדת מסמכים, במקביל לעליית דרישות אחרות, טכנולוגיות יותר, כך שעליה לתת פתרונות מורכבים יותר, חלקם בעלי זיקה טכנולוגית, כמו למשל דאגה לתקינות הציוד הממוחשב במשרד או שימוש במאגרי מידע פנימיים וחיצוניים.
מגמה נוספת שהולכת ומתחזקת היא מיקוד מקצועי ייעודי של המזכירה לתחומים שונים; עד כדי כך שגם כאן באתר הפרדנו את תחום לימודים זה ממגמות-המשנה שלו: מזכירות ביטוח,מזכירות רפואיות ,מזכירות משפטיות ,מזכירות בכירות וניהול משרד , לצד קטגוריה נוספת לקורסים פנים-ארגוניים למזכירות.
 
תחומי הידע
עיקר הלימוד מכוון לקראת מבחן המקצוע של משרד הכלכלה, אך משום הדינמיות של התפקיד והשוני בהגדרת המשימות המתעדכנות, ישנם מסלולי לימוד רבים המעניקים התמחויות והרחבה פרקטית בנושאים שונים, במטרה להעניק לבוגרות יתרון יחסי על פני מתחרותיהן בשוק העבודה.
תחומי הלימוד של קורס מזכירות כוללים כמה נדבכים מקבילים; מינהל מערכות משרד הכולל נושאים כמו שירות לקוחות, מיומנויות בין-אישיות, תכתובת נכונה והגהה לשונית, ציוד ומיכון משרדי, ניהול וסיווג רשומות בארגון, טיפול בדואר, יח"צ וקבלת קהל, הקלדה עיוורת, אנגלית, מושגי יסוד במנהל וטיפול נכון במידע. מכלול כישורים נוסף הוא זה הכלכלי, ובו נרכשות יכולות כגון מושגים יסודיים בחשבונאות וכלכלה, ניהול תקציב נכון, חשבון מסחרי, אמצעי תשלום , עבודה מול בנקים, רישום חשבונאי וקופה קטנה. מכלול הידע השלישי הוא מיומנויות מחשב ואינטרנט, הכולל נושאים כגון מערכות מידע תומכות החלטות עסקיות ומקצועיות, רכישת כל כלי חבילת תוכנות אופיס ליצירת תחשיבים, מסמכים, מצגות ותכתובות.
 
תנאי קבלה והסמכה
רובם של מסלולי הלימוד מכוונים לקראת בחינת ההסמכה של משרד הכלכלה המעניקה תעודת מקצוע רשמית – "מזכירות סוג 1 - ניהול מערכות משרד", אך לא כל הקורסים מגישים למבחן זה, מתוך ידיעה שבפועל לא כל המעסיקים תובעים ממועמדים לעבודה את ההסמכה. משום שמדובר במסלול הכשרה מקצועי ומקיף, רוב תכניות הלימודים נערכות בשעות הבוקר ובמתכונת אינטנסיבית יחסית. תנאי הסף נוחים מאוד, וישנם קורסים שאפילו אינם דורשים 12 שנות לימוד לקבלה.
 
לימודי קורס מזכירות ניתן ללמוד בשפע מסגרות שונות בכל רחבי הארץ; בחיפה, תל אביב, הרצליה, נתניה, באר שבע ועוד מקומות רבים נוספים.